SOP PERUSAHAAN

Dalam pembahasan kali ini, kami membahas tentang SOP (standard operational produce) suatu perusahaan. Kami melihat dari jurnal Perancangan Standard Operating Procedure (SOP)  Proses Pembelian Bahan Baku, Proses Produksi  dan Pengemasan pada Industri Jasa Boga (Studi Kasus pada PT. KSM Catering & Bakery Batam)  oleh Rusda Irawati dan  Enstien Basuki Woro Hardiastuti.

Gaya hidup masyarakat Indonesia yang konsumtif dan bervariasi membuka peluang bisnis pada segala jenis usaha, salah satunya usaha di bidang kuliner. Lingkungan yang selalu berubah, pada saat ini berdampak pada perkembangan bisnis yang semakin cepat dan pesat sehingga usaha berkembang secara variatif. Salah satunya adalah usaha catering atau jasa boga.  Catering atau jasa boga adalah usaha yang paling populer di bidang boga. Usaha ini dapat memberikan kemudahan pada setiap konsumen karena usaha catering dapat memberikan pelayanan apa saja sesuai permintaan konsumen yang tentunya berkaitan dengan sajian makanan. Permintaan dari pelanggan yang semakin banyak mendorong kinerja karyawan usaha catering harus lebih maksimal dalam memberikan layanan. Hal ini yang mendorong perusahaan menerapkan Standard Operating Procedure (SOP). Standard Operating Procedure (SOP) adalah satu set instruksi tertulis yang digunakan untuk kegiatan rutin atau aktivitas yang berulang kali dilakukan (Hartatik, 2014). Sistem ini berfungsi sebagai acuan dan dapat memperlancar arus bisnis antara pegawai/karyawan, unit kerja, dan pihak yang terkait dalam suatu usaha sebagai dasar hukum apabila terjadi penyimpangan.  Penelitian ini dilakukan di PT. KSM Catering & Bakery Batam merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa boga, PT KSM belum memiliki Standard Operating Procedure (SOP) dari cara pembelian bahan baku, proses produksi dan proses pengemasan produk. Hal ini mengakibatkan pemilik perusahaan kesulitan mengontrol secara spesifik proses bisnis yang berjalan. Selain itu karyawan baru atau karyawan yang belum mengetahui cara – cara produksi yang biasa diterapkan dalam perusahaan merasa kesulitan dalam bekerja sehingga hal ini menjadikan kendala bagi karyawan baru tersebut.

Definisi Standard Operating Procedure  

Menurut Hamdan (2011), Standard Operating Procedure (SOP) adalah pedoman yang berisi prosedur – prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh SOP. Menurut International of Standards (ISO) 9001 dalam buku Pintar Membuat SOP (2014), SOP merupakan nyawa dari sistem manajemen tersebut dan biasanya diistilahkan dengan dokumentasi level dua. Menurut Atmoko dalam buku Strategi Pintar dalam Menyusun SOP (2015:48), menyatakan bahwa SOP adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah. Cara kerjanya berdasarkan indikator – indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.  

 Rancangan (SOP) pada proses bisnis pembelian bahan baku proses produksi dan proses pengemasan di PT. KSM Catering & Bakery Batam

Standard Operating Procedure (SOP), atau “Prosedur” adalah dokumen yang lebih jelas dan rinci untuk menjabarkan metode yang digunakan dalam mengimplementasikan dan melaksanakan kebijakan dan aktivitas organisasi seperti yang ditetapkan dalam pedoman. Pada dasarnya, prosedur merupakan instruksi tertulis sebagai pedoman dalam menyelesaikan sebuah tugas rutin atau tugas yang berulang (repetitif) dengan cara yang efektif dan efisien, untuk menghindari terjadinya variasi atau penyimpangan yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan (Soemohadiwidjojo, 2014). 

Rancangan Standard Operating Procedure (SOP) yang akan digunakan pada proses bisnis pembelian bahan baku, proses produksi dan proses pengemasan di PT. KSM Catering & Bakery Batam yaitu dengan metode Cross Functional Flowchart yang digabung dengan narasi. Rancangan yang dibuat dapat dilihat seperti berikut:  

1. Proses Pembelian Bahan Baku

Proses bisnis yang mendukung PT. KSM Catering & Bakery Batam salah satunya ialah pembelian bahan baku. Pembelian bahan baku didasari karena adanya permintaan dari mitra untuk pengolahan sejumlah makanan. Sehingga setelah melakukan wawancara dan observasi didapatkanlah Standard Operating Procedure (SOP) pembelian bahan baku seperti dibawah ini:

Gambar 4.3 rancangan Standard Operating Procedure (SOP) di PT. KSM Catering & Bakery Batam dikembangkan menjadi 2 (dua) instruksi kerja yang penting yaitu instruksi pemilihan sayur dan lauk (ikan, daging, dan ayam). Instruksi ini menjadi penting karena di PT. KSM Catering & Bakery Batam pemilihan bahan baku terutama sayur dan lauk hanya berdasarkan kemampuan tim pembelian atau kepala dapur, sehingga ketika bahan diolah pernah didapati beberapa benda asing seperti ulat sayur, sayur busuk, dan ikan/daging/ayam yang sudah tidak segar. 

2. Proses Pengolahan / Produksi

Proses produksi di PT. KSM Catering & Bakery Batam merupakan aktivitas utama, prosedur ini berkaitan dengan instruksi kerja pada proses pengolahan makanan. Rancangan Standard Operating Procedure (SOP) yang dibuat adalah sebagai berikut :

Pengolahan makanan di PT. KSM Catering & Bakery Batam dilakukan oleh satu orang karyawan pada setiap olahan menu. Artinya satu orang karyawan menyelesaikan satu pekerjaan secara penuh dalam hal pengolahan, sehingga diperlukan instruksi kerja . Instruksi kerja yang akan menjadi pelengkap dari prosedur gambar 4.4 ialah instruksi olahan makanan selama 3 (tiga) bulan, dari Januari sampai dengan Maret 2016 yang memiliki persentase tertinggi yang sering diolah.

3. Proses Pengemasan

Proses pengemasan pada PT. KSM Catering & Bakery Batam juga salah satu dari faktor utama dalam proses bisnis. Pengemasan produk dilakukan setelah masakan sudah selesai diolah dan diantar ke mitra. Pengemasan produk sendiri selama ini tidak ditemui masalah, karena pengemasan sudah dilakukan dengan baik. Sehingga dalam proses pengemasan tidak dilengkapi dengan instruksi kerja. Standard Operating Procedure (SOP) proses pengemasan dapat dilihat seperti dibawah ini :